Assim, foi dada continuidade e prioridade às tarefas de planeamento respeitantes à remodelação e adaptação das instalações do Pátio da Inquisição, onde se prevê que irão funcionar, de forma adequada, o CDI e o Centro de Intercâmbio de Coimbra. Por isso, realizaram-se três reuniões de análise dos projectos de engenharia e de arquitectura, junto das entidades projectistas e dos serviços técnicos da Câmara Municipal de Coimbra, com vista a - e através do planeamento participado - adaptar os projectos existentes à boa funcionalidade do edifício. E isto porque, em termos de projecto de arquitectura, recordamos que o CDI será um serviço concebido e planeado para abrir ao público, mas integrado numa estrutura mais geral, e que é a sede da nossa associação, a qual congrega e articula também as duas valências de Escritório e de Centro de Intercâmbio. De modo que participámos nestas reuniões sempre com a coordenação e intervenção do director da Cena Lusófona, António Augusto Barros

No que respeita às duas reuniões dedicadas aos projectos de especialidade, a primeira aconteceu na sede da CL, a 18 de Fevereiro, com a presença do especialista da empresa East Sun, o eng.º Madeira, um dos responsáveis pelo projecto do sistema de Aquecimento, Ventilação e Ar Condicionado (AVAC), no sentido de o analisar e adaptar o melhor possível aos requisitos estimados pela nossa associação. As maiores preocupações, em matéria de ruído e de segurança, incidiram sobre a análise do espaço previsto para a Sala de Trabalho/Atelier do Centro de Intercâmbio, uma vez que será no piso 3 que se prevê a instalação do equipamento central de AVAC. O mesmo tipo de análise foi feita para cada uma das salas do piso 2 destinadas ao CDI.

A reunião dedicada à análise do projecto de Electricidade, ocorreu, a 12 Maio, com o Eng.º Bruno Guinapo, e com o objectivo de nela se proceder ao ajustamento daquele projecto, em relação às funcionalidades previstas para os diversos espaços de trabalho. Foi sugerido que este projecto de especialidade deveria contemplar sistemas de iluminação diferenciados e, por exemplo, a Sala de Leitura do CDI deve ser dotada com sistemas de lâmpadas fluorescentes nas zonas de escolha de livros, e da utilização de pontos de luz para as mesas de trabalho. Foi feita a proposta de criar a Sala Fria de Fotografia - uma vez que esta não constava do projecto de arquitectura - e que se reconheceu ser indispensável projectar, pois exige um controlo específico da luminosidade artifical, e das condições térmicas e de humidade, para ser possível albergar, nas condições técnicas ideais, o importante acervo fotográfico da CL. Para todos os espaços foram sugeridos, e acolhidos pela equipa de projecto, os índices em lux recomendados internacionalmente para cada sala de trabalho do CDI. Por último, mas não menos importante, foi proposto pela CL que para todas as instalações do edifício, e em matéria de comunicações internas e externas, se utilizasse uma rede sem fios (wireless) – dadas as vantagens decorrentes de não se precisar de uma infraestrutura física de cabos num edifício de interesse patrimonial -, com transmissão de voz sobre o Protocolo Internet (VOIP), devido à economia resultante em termos da utilização de telefones.

A reunião geral para análise do projecto de arquitectura decorreu, a 1 de Junho, nas instalações do Gabinete do Centro Histórico, com a presença do responsável pelo projecto, o arquitecto Eduardo Mota. Este começou por proceder a uma apresentação geral do projecto. De seguida, o director António Augusto Barros deu-lhe conhecimento das reuniões que se haviam efectuado previamente com os responsáveis pelos projectos de especialidade e, bem assim, colocou-o a par dos problemas que tal projecto encerra do ponto de vista funcional. No caso concreto do CDI, e de entre os pontos que foram objecto de reparo, foi feita uma chamada de atenção ao arquitecto para o facto de que é irrealista e insustentável planear quatro salas de leitura para os cinco espaços previstos para o funcionamento do CDI. Desde logo, porque tal seria algo de despropositado face ao número de utilizadores a servir e, por outro lado, porque a CL só possui dois técnicos para trabalhar neste serviço. Assim, foi apresentado um plano funcional alternativo àquele que o projecto de arquitectura prevê. O plano entregue baseia-se na criação de duas zonas de trabalho distintas para o CDI. Uma, a Zona Interna – é assinalada do ponto de vista físico por funcionar no nível superior do piso 2 – é caracterizada por só operar nela o pessoal técnico adstrito ao CDI. Ainda nesta zona, e virada a Norte, deverá ser instalada a Sala Fria de Fotografia, para armazenar e conservar nas condições ideais a Colecção de Fotografia; virada a Sul, deverá ser instalada a Sala de Processamento Documental. Enquanto a Zona Externa é concebida para nela circular e operar o público interessado em teatro e artes cénicas que demanda este serviço - e é demarcada por funcionar, em termos físicos, no nível inferior do piso 2 -, o que facilitará a circulação de pessoas que possuam deficiências físicas, e por isso devem existir nela dois espaços vocacionados para a leitura. Uma Sala de Leitura Multimédia de acesso condicionado, e que pode ser obscurecida para visionar em ecrã específico, imagens projectadas a partir de um vídeoprojector. Será também neste espaço que se prevê instalar e arrumar o arquivo da nossa Associação, em armários adequados, e também com acesso condicionado à leitura desse tipo de documentação. O espaço mais nobre, e permanentemente aberto ao público, é a Sala de Leitura, virada a Norte e com a área útil de cerca de 140 metros quadrados. Esta deverá albergar três zonas funcionais distintas, a saber: junto à entrada/saída do elevador, ficará instalado o sistema de detecção de furtos, pelo que, e logo a seguir, apresenta-se ao utilizador o Serviço de Referência Teatral. Este é assinalado pela existência de um balcão de atendimento ao público, apetrechado com o equipamento específico para se proceder à magnetização/desmagnetização dos diversos tipos de documentos, e com uma plataforma informática para aceder ao Catálogo e à Base de Dados de Empréstimo, com vista à realização de operações de empréstimo domiciliário através da leitura óptica, e dotado ainda com um telefone para satisfazer pedidos de informação externa. Em frente, desenvolve-se a Zona de Leitura de Presença de documentos, assinalada por mesas dimensionadas para a leitura e consulta de documentação teatral, com o apoio informático multimédia e acesso à Internet. Ao fundo da sala, deve desenvolver-se uma Zona Informal de Leitura de Periódicos de teatro e artes cénicas (sobretudo revistas nacionais e estrangeiras da especialidade). Ao longo da sala, e junto ao vão de parede virado a Sul, deverá funcionar a Zona de Consulta e Escolha de livros e de outros documentos, a funcionar em módulos de estantes amovíveis compactas, de modo a facilitar o livre acesso às estantes por parte dos utilizadores deste serviço. Desta forma, e com as estantes devidamente sinalizadas – em conformidade com o plano de Classificação em Teatro e Artes Cénicas -, será possível escolher e arrumar a esmagadora maioria da colecção de documentos da CL e, ao mesmo tempo, obter espaço para acondicionar as futuras aquisições de documentos. Optimiza-se, desta forma, o espaço existente e disponível para o público que nos procura. Também nestes módulos de estantes compactas especializadas será possível montar módulos de gavetas para arrumação de materiais gráficos, como os cartazes de teatro, ou ainda módulos próprios para arrumar as colecções de revistas mais antigas. Próximo destes módulos de estantes compactas, e junto às escadas internas, prevê-se a criação de um Gabinete de Apoio, com duas funções: um espaço de reunião; e um espaço para um tipo de trabalho que exija mais recato. Ou seja, será uma sala que tanto pode servir as necessidades de direcção e de coordenação do trabalho desenvolvido pela equipa do CDI, tal como os utilizadores que desenvolvam um trabalho mais exigente em termos de investigação. Em suma, foi este plano que foi ali reproduzido e entregue ao arquitecto Eduardo Mota, e que deverá permitir um reajustamento do projecto de arquitectura e, nomeadamente, contribuir para a futura elaboração do «Caderno de Encargos de Mobiliário e de Equipamento» deste edifício.
Por último, e a finalizar estas reuniões de planeamento participado das futuras instalações do Corpo Central do Pátio da Inquisição, a CL enviou uma carta dirigida ao Presidente da Câmara Municipal de Coimbra, onde se dava conta do conjunto destas iniciativas, e da qual resultou uma resposta do gabinete da presidência concordante com o andamento de todo este processo de planeamento. Estima-se agora que a obras se iniciem ao longo do ano de 2005.

Devido aos constrangimentos de ordem financeira que afectaram durante o presente ano a programação regular da CL, foi interrompido e suspenso o plano de formação, humana e técnica, previsto para apoiar a criação da Biblioteca do CIT de S. Salvador da Baía, no Brasil, ou seja, o segundo eixo estratégico da acção do CDI para 2004. Todavia, e ainda nesta linha do trabalho de intercâmbio, entendeu-se reforçar e consolidar as experiências dos CIT da Guiné-Bissau e de S. Tomé e Príncipe, através da compra e posterior oferta de dois computadores portáteis de última geração, para apoiarem em boas condições - ajustadas às insuficiência locais em matéria de infraestruturas de electricidade e de telecomunicações – as tarefas de organização, informação e de comunicação, que ali são realizadas.

O ano de 2004 foi marcado pela realização da primeira avaliação externa do CDI, neste caso, efectuada pelo próprio Instituto das Artes (IA). Com efeito, a 14 de Junho, o CDI tomou parte na reunião para apresentação aos técnicos do IA da equipa, das instalações, dos serviços e dos projectos, que a CL actualmente desenvolve. Para este efeito, foi elaborada uma apresentação em Power Point do programa de intercâmbio da CL e foram apresentados os serviços em linha que o sítio www.cenalusofona.pt disponibiliza a todo o momento, nomeadamente, a pesquisa do acervo fotográfico digitalizado e devidamente catalogado. Daí que se torne indispensável citar o documento do IA que resultou desta avaliação, e onde se afirma o seguinte: que o «acervo documental que a CL reuniu e em grande parte produziu, sistematizou e catalogou... constitui já um Centro de Documentação de dimensão considerável»; por outro lado, que a visita ao actual «espaço que, apesar de provisório e reduzido, demonstrou rigor na sua organização, nomeadamente, a nível de biblioteca e do espólio fotográfico e videográfico. De referir também o rigor, a qualidade, a funcionalidade e a máxima utilidade do site da Cena Lusófona, que está a ser explorado no sentido de optimizar todas as potencialidades existentes a este nível.»

Integrada no VIII Congresso Luso-Afro-Brasileiro de Ciências Sociais: A questão social no novo milénio. Política e cidadania, justiça, violência e desigualdades, risco e políticas de saúde, a CL teve oportunidade de participar e intervir num painel que teve lugar no dia de abertura dos trabalhos, a 16 de Setembro, na Faculdade de Economia da Universidade de Coimbra. Uma vez mais, a equipa da CL esteve presente para apresentar, divulgar e discutir, o programa de intercâmbio teatral em curso com os diversos países da CPLP. No caso particular do CDI foram divulgados os serviços bibliográfico-documentais, editoriais, e outros conteúdos electrónicos como o jornal cenaberta, que estão disponíveis em linha no sítio www.cenalusofona.pt, bem como o trabalho de formação efectuado até então no apoio à criação das bibliotecas dos CIT da Guiné-Bissau e de S. Tomé e Príncipe.

Aquisição de documentos
No que respeita ao processo de aquisição de documentos no domínio do teatro e das artes cénicas, catalogaram-se e editaram-se na Internet cercam de 200 novas referências bibliográficas relativas a livros, revistas e vídeocassetes, os quais passaram a integrar a colecção documental do CDI e, portanto, ficaram disponíveis para consulta e leitura. Prosseguiu também o trabalho de catalogação e armazenamento do suporte em papel, digitalização e edição selectiva na Internet, de mais de 1560 novas imagens fotográficas.

Aquisição de consumíveis e de material de acondicionamento
Para apoio ao trabalho de processamento documental de rotina, realizou-se um investimento em material de acondicionamento de embalagens de poliuretano inerte para fotografia e caixas de cartão neutro.

Criação de uma base de dados bibliográfica de Autoridades
No último trimestre do ano, e no sentido de melhorar a fiabilidade e a pertinência da autoria do Catálogo da CL, deu-se início à criação de uma base de dados de Autoridades, pese embora as dificuldades exstentes e resultantes do facto da própria Biblioteca Nacional não dar formação técnica neste domínio.

Tradução do «Theaterthesaurus»
Na sequência dos contactos efectuados com o Núcleo de Estudos Neerlandeses da Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra, nomeadamente com a Prof.ª Antoinet Brinck, foi decidido encomendar o trabalho de tradução do «Theatertesauros» do Instituto de Teatro Neerlandês, sediado em Amsterdão, ao Prof. Arie Pos. Com a tradução e adopção deste linguagem de indexação relacionada será possível melhorar em muito, o trabalho de cobertura e de recuperação da informação por assunto para quem pesquisa o Catálogo da CL. Por outro lado, fica disponível para a língua portuguesa um dos melhores tesauros que se conhece para a cobertura das temáticas teatrais e, neste sentido, os CIT passam a dispor de mais uma ferramenta comum para apoio ao seu trabalho de indexação. Além de que, a CL - e o CDI em particular - passa a integrar de uma forma activa, uma rede europeia no domínio da documentação teatral, que exige práticas regulares de cooperação, intercâmbio e de actualização técnica.

Base de dados sobre teatro lusófono
Durante o ano que passou a documentalista Catarina Sousa regressou ao trabalho na Cena Lusófona, agora para retomar a preparação da base de dados sobre teatro lusófono.
Esta base de dados poderá ter uma primeira edição em 2005 incidindo sobre os seguintes campos: actores, espaços cénicos, dramaturgos, festivais e escolas de teatro.